大人数の合宿はなぜお金が大変なのか
サークルの合宿や部活の遠征は、人数が多く費用の種類も多いため、お金の管理がいちばん難しいイベントの1つです。チャーターしたバス、電車のチケット、宿の宿泊費、みんなで食べる食事、共用の備品。さらに自分だけ買ったお土産や追加の飲み物といった個人の費用も混ざります。立て替える人も1人ではなく、バスは部長、宿は会計係、買い出しは別の人、と分散しがちです。これをあとから記憶だけで精算しようとするとかなり大変です。会計係が1か所に記録をまとめ、全員が同じURLで状況を見られるようにしておくことが、混乱を防ぐ最大のポイントです。
まずは前金(デポジット)を集める
大人数の遠征では、出発前にまとまったお金が必要になります。バスや宿は予約時に支払うことが多いので、立て替える人の負担が大きくなりすぎないよう、先に1人あたりいくらかの前金を集めておくのが基本です。たとえば全体でだいたい1人7,000円くらいかかりそうなら、まず5,000円ずつ前金として集めておく。SplitPayでは、集めた前金を各メンバーから会計係への支払いとして記録しておけば、誰が前金を払い済みかが一覧で分かります。当日になって『○○さんだけ前金もらってない』と慌てることがなくなります。
会計係の進め方
イベントを作って全員を登録
遠征用のイベントを作り、参加者全員をメンバーに追加します。URLを部のグループLINEなどで共有しておきます。
前金を集めて記録
1人いくらの前金を集めるか決め、払ってくれた人から会計係への支払いとして順に記録していきます。
立て替えをその都度入力
バス・宿・買い出しなど、誰が何にいくら立て替えたかを発生のたびに記録します。レシートスキャンを使うと早いです。
共用費と個人費を分ける
全員で割る費用は『全員』、一部の人だけの費用は『その人たち』を対象に指定し、混ぜないようにします。
最後は精算タブで完了
遠征が終わったら精算タブを開き、誰が誰にいくら送るかの指示どおりに過不足を精算します。
立て替えはその日のうちに記録するのがおすすめです。記憶が新しいうちに入れておけば、レシートをなくしても金額のズレを防げます。
共用費と個人費はきっちり分ける
費用は「全員で割るもの」と「一部の人だけのもの」に分けて考えます。バス代、宿泊費、みんなで食べる食事、共用の調理器具やレジャー保険などは全員で頭割り。一方で、自分だけ買ったお土産、追加で頼んだドリンク、現地のオプションツアーに参加した人だけの費用などは、その人(たち)だけの負担にします。SplitPayでは支払いを記録するときに対象者を選べるので、共用費は『全員』、個人費は『該当する人だけ』を指定すれば、自動でそれぞれに割り振られます。これを最初から徹底しておくと、『自分は参加してないのに払わされた』という不満が出ません。
数字で確かめる:バスと宿の頭割り
20人でチャーターバスを48,000円で借りた場合、1人あたりは48,000 ÷ 20 = 2,400円です。これに2泊の宿泊費60,000円(1人3,000円)、共用の食事32,000円(1人1,600円)を加えると、共用費の合計は140,000円。1人あたりは140,000 ÷ 20 = 7,000円になります。先に前金を5,000円ずつ集めていれば、20人で100,000円が集まっているので、不足は40,000円。1人あたりあと7,000 − 5,000 = 2,000円を追加で集めれば、共用費はぴったり精算できます。あとは個人費を各自に足していけば全員の最終負担が決まります。
一部だけ参加する人の扱い
遠征には『初日だけ参加』『2日目から合流』という人も出ます。全部を完全に日割りするのは大変なので、大きな費用だけ分けて考えるのが現実的です。たとえば2泊の宿泊費60,000円のうち、1泊だけ泊まる人は1泊分=30,000円を泊まった人数で割った額だけ負担する、バスに乗らず現地集合した人はバス代を負担しない、というように、その人が実際に使った分にひもづけて調整します。SplitPayでは費用ごとに対象者を選べるので、『この宿泊費は初日組だけ』『このバス代は往路に乗った人だけ』と分けて記録すれば、部分参加もそのまま計算に反映されます。細かすぎる調整は逆にもめるので、大きな項目だけ分ける、と決めておくとスムーズです。
合計支出
¥7,300
精算方法
精算は送金回数が最小になるよう自動で組まれます。20人いても全員が全員に送り合う必要はなく、表示された内容に沿って送るだけで完了します。
まとめ
- 会計係が1か所に記録をまとめ、URLで全員に共有する
- 出発前に前金を集め、誰が払い済みかを記録で見える化する
- 立て替えはその都度・その日のうちに入力する
- 共用費は全員、個人費は該当者だけに対象を分けて指定する
- 部分参加は大きな費用だけ対象者を絞って調整すれば十分